Deze site gebruikt cookies om het verkeer te analyseren en om advertenties te personaliseren. Als u ermee doorgaat deze site te gebruiken, stemt u in met het gebruik van cookies. Ga voor meer informatie naar ons privacybeleid.

Hoe bereid je je voor op een vergadering?

Zorg ervoor dat het de moeite waard is om voor te vergaderen
Zorg ervoor dat het de moeite waard is om voor te vergaderen.

Heeft u ooit een vergadering bijgewoond die in plaats van iets op te lossen niets heeft opgelost? Erger nog, sommige van deze bijeenkomsten voegen meer problemen toe die moeten worden opgelost. Het probleem met deze bijeenkomsten is de voorbereiding. Misschien belde iemand voor een vergadering zonder zelfs maar een vergadering te hoeven hebben. Of misschien heeft iemand een vergadering opgezet om binnen een bepaalde tijd te eindigen, maar het is ver voorbij de ingestelde tijd afgelopen.

Maak nooit meer dezelfde fouten door deze eenvoudige voorbereidingstips voor vergaderingen te volgen:

Plan

Zorg ervoor dat het de moeite waard is om voor te vergaderen. Waarom ben je eigenlijk van plan om voor een vergadering te bellen? Is het iets waarover iedereen moet worden geïnformeerd? Zo ja, dan is een nieuwsbrief misschien beter dan een vergadering. Maar als je met mensen moet praten en hun mening moet krijgen, dan moet dat zeker in een vergadering zijn.

Bereid een kennisgeving voor. Breng iedereen op de hoogte van de bijeenkomst. Het kan zijn door middel van een bericht, e-mail, sms of brief. Zorg ervoor dat u de locatie, datum, tijd en agenda van de vergadering vermeldt. Zo wordt iedereen die de vergadering moet bijwonen, voorbereid. Mensen hebben misschien wat problemen met je agenda of ze hebben misschien enkele suggesties of ideeën.

Bereid je materialen voor. Loop de agenda van de vergadering door. Als sommige agenda's materialen nodig hebben, bereid die dan beter voor. Misschien wilt u een nieuwe gadget of een nieuwe machine introduceren. Misschien stelt u een nieuw businessplan voor, en zorgt u er vervolgens voor dat u een illustratie van dat plan hebt.

Eerdere bijeenkomsten

Tijd en agenda van de vergadering vermeldt
Zorg ervoor dat u de locatie, datum, tijd en agenda van de vergadering vermeldt.

Schik de agenda van de vergadering. Zorg dat de vergaderagenda in een logische volgorde staat. Misschien wilt u ze ordenen op basis van belangrijkheid of urgentie. U kunt ze ook bestellen, afhankelijk van hun relevantie voor uw eerdere vergaderingen.

Wijs taken toe. Wat zijn de dingen die tijdens de vergadering moeten worden gedaan? Iemand moet notulen maken, de presentatie verzorgen, de locatie regelen, koken en eten serveren en de multimedia voorbereiden. Zorg ervoor dat u deze taken toewijst en blijf deze mensen updaten om te controleren of ze er klaar voor zijn of dat er iets is dat hulp nodig heeft.

Oefen. Als u de leiding over de vergadering neemt, moet u oefenen hoe u deze afhandelt, vooral als u nog niet eerder een vergadering heeft afgehandeld. Als iemand die de vergadering afhandelt, heb je veel verantwoordelijkheden en plichten. Maar het belangrijkste is om de vergadering goed te laten verlopen. Je moet weten hoe je mensen kunt laten luisteren terwijl iemand aan het praten is. U moet ook weten hoe u de volgorde van de vergadering moet houden.

Bijgewerkte uren

Herinner. U wilt niet dat mensen uw bijeenkomst niet bijwonen alleen omdat ze het vergeten zijn. Zorg ervoor dat u een dag voor de bijeenkomst iedereen op de hoogte houdt van de bijeenkomst. De mensen die verantwoordelijk zijn voor sommige taken, moeten uren vóór de vergadering of tijdens de voorbereiding ervan worden bijgewerkt.

Voorbereiding is de sleutel tot een succesvolle vergadering. Vergeet niet op tijd te beginnen en ook op tijd te eindigen. Mensen in de vergadering hebben hun andere dingen te doen. Elke minuut telt en daar moet u rekening mee houden. Je zult respect verdienen door je aan je woorden te houden.

Verwante artikelen
  1. Hoe een aankoopaanbieding voor een bedrijf voorbereiden?
  2. Hoe een grote opening plannen?
  3. Hoe een feestzaal te exploiteren?
  4. Hoe een klantwaarderingdag plannen?
  5. Hoe een inzamelingsdiner plannen?
  6. Hoe kan ik het beheer van vakantieverblijven uitbesteden?
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail